Як правильно оформити документ?

1 вересня 2021 року набув чинності Національний стандарт ДСТУ 4163:2020 “Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», який встановив як правильно оформлювати документи.

Підписи, грифи та посвідчення копій, а також інші реквізити документів оформлятимуться за новими правилами, які мають застосовуватись усіма органами державної влади, органами місцевого самоврядування, установами, підприємствами, організаціями та іншими юридичними особами.

 

Як правильно оформити документ? | AstilexAstilex

Що змінює новий стандарт?

  1. Оновлює правила для оформлення реквізитів документа;
  2. Оновлює правила, які стосуються місця розташування, а також змісту реквізитів у документах;
  3. Оновлює правила щодо бланків та оформлення документів;
  4. Оновлює правила щодо вимог до виготовлення документів.

На які документи поширюються нові правила?

У стандарті вказано, що нові вимоги мають застосовуватись до:

  • організаційних документі (положення, штатні розписи, посадові інструкції, тощо);
  • розпорядчих документів (розпорядження, рішення, постанови тощо);
  • інформаційно-аналітичних документів (ті документи, які створюються внаслідок діяльності підприємств, тобто це акти, довідки, пояснювальні та службові записки та інші).

Стандарт не застосовується до первинних документів бухгалтерського обліку – документів, що містять інформацію про господарські операції (акт виконаних робіт, товарно-транспортна накладна, видаткова накладна, касовий ордер, тощо).

Відповідно до п. 1. 1 ДСТУ 4163:2020 нові стандарти поширюються на документи незалежно від того на якому носії інформації вони існують, тобто стандарт повинен застосовуватись і до електронних документів.

Основні вимоги, що зафіксовані в оновленому державному стандарті:

  1. Обов’язковим є використання шрифту однаково типу – Times New Roman, кегель бажано обирати 12-14, текст на папері А4 рекомендується друкувати з таким міжрядковим інтервалом – 1-1,5.
  2. У документах тепер мають зазначатися лише прізвище та ім’я замість ініціалів та прізвища.
  3. Нові вимоги також стосуються порядку засвідчення копії документів: слова «Згідно з оригіналом» (без лапок), назва посади, особистий підпис особи, що засвідчує копію, власне ім’я та прізвище, дата засвідчення копій. Прізвище повинно друкуватись великими літерами, тобто «Власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ». Також, замість ініціалів прізвище та ім’я мають застосовуватись в таких реквізитах як: «Адресат», «гриф затвердження документа», «Відмітка про ознайомлення з документом», «Відмітка про засвідчення копії документа», «Відмітка про виконання документа», «Резолюція».
ДСТУ 4163:2003 ДСТУ 4163:2020 (новий)
ПІДПИС ПІДПИС
Посада підпис ініціал (и), прізвище

Наприклад:

Директор підпис І. І. Іванов

Посада особистий підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

Наприклад:

Директор підпис Іван ІВАНОВ

 

  1. Найменування підприємства повинно зазначатись ВЕЛИКИМИ ЛІТЕРАМИ (п. 7.4), допускається використовувати напівжирний прямий шрифт (п. 7.2). Найменування підприємства має відповідати повному найменуванню, яке зазначене в положенні (статуті) юридичної особи. Внизу під повним найменуванням підприємства, окремим рядком необхідно розміщувати скорочене найменування Ю.О., якщо воно є офіційно зафіксованим в статуті.
  2. Стандарт визначає 32 реквізити документів. Відповідно до п. 4. 4 Стандарту визначено реквізит, які є обов’язковими, та завдяки яким документ має юридичну силу, до них відносяться:
  • Найменування Ю. О.
  • Назва виду документа
  • Дата складання документа
  • Реєстраційний індекс
  • Заголовок до тексту документа
  • Текст документа
  • Підпис або електронний підпис чи електронна печатка.
  1. Дата в документі може прописуватись як цифровим форматом (наприклад 04. 05. 2021) так і словесно-цифровим (04 вересня 2021 року). Крапка в кінці дати не ставиться, а слово «рік» чи року можна замінити на літеру «р».
  2. Печатка має охоплювати останні декілька літер найменування посади, особи, що підписала документ, але не повинна охоплювати особистий підпис.

 

Сподобалася стаття?
Поділіться нею з своїми друзями у соцмережах!
21 Вересня 2021 Автор - Стовба Аліна

Залишилися питання?

Залишіть заявку і ми зв’яжемося з Вами найближчим часом

Інші новини