Як правильно оформити документ?

1. Оновлює правила для оформлення реквізитів документа;
2. Оновлює правила, які стосуються місця розташування, а також змісту реквізитів у документах;
3. Оновлює правила щодо бланків та оформлення документів;
4. Оновлює правила щодо вимог до виготовлення документів.

У стандарті вказано, що нові вимоги мають застосовуватись до:

• організаційних документі (положення, штатні розписи, посадові інструкції, тощо);
• розпорядчих документів (розпорядження, рішення, постанови тощо);
• інформаційно-аналітичних документів (ті документи, які створюються внаслідок діяльності підприємств, тобто це акти, довідки, пояснювальні та службові записки та інші).

Стандарт не застосовується до первинних документів бухгалтерського обліку – документів, що містять інформацію про господарські операції (акт виконаних робіт, товарно-транспортна накладна, видаткова накладна, касовий ордер, тощо).

Відповідно до п. 1. 1 ДСТУ 4163:2020 нові стандарти поширюються на документи незалежно від того на якому носії інформації вони існують, тобто стандарт повинен застосовуватись і до електронних документів.

1. Обов’язковим є використання шрифту однаково типу – Times New Roman, кегель бажано обирати 12-14, текст на папері А4 рекомендується друкувати з таким міжрядковим інтервалом – 1-1,5.
2. У документах тепер мають зазначатися лише прізвище та ім’я замість ініціалів та прізвища.
3. Нові вимоги також стосуються порядку засвідчення копії документів: слова «Згідно з оригіналом» (без лапок), назва посади, особистий підпис особи, що засвідчує копію, власне ім’я та прізвище, дата засвідчення копій. Прізвище повинно друкуватись великими літерами, тобто «Власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ». Також, замість ініціалів прізвище та ім’я мають застосовуватись в таких реквізитах як: «Адресат», «гриф затвердження документа», «Відмітка про ознайомлення з документом», «Відмітка про засвідчення копії документа», «Відмітка про виконання документа», «Резолюція».

4. Найменування підприємства повинно зазначатись ВЕЛИКИМИ ЛІТЕРАМИ (п. 7.4), допускається використовувати напівжирний прямий шрифт (п. 7.2). Найменування підприємства має відповідати повному найменуванню, яке зазначене в положенні (статуті) юридичної особи. Внизу під повним найменуванням підприємства, окремим рядком необхідно розміщувати скорочене найменування Ю.О., якщо воно є офіційно зафіксованим в статуті.
5. Стандарт визначає 32 реквізити документів. Відповідно до п. 4. 4 Стандарту визначено реквізит, які є обов’язковими, та завдяки яким документ має юридичну силу, до них відносяться:

• Найменування Ю. О.
• Назва виду документа
• Дата складання документа
• Реєстраційний індекс
• Заголовок до тексту документа
• Текст документа
• Підпис або електронний підпис чи електронна печатка.

6. Дата в документі може прописуватись як цифровим форматом (наприклад 04. 05. 2021) так і словесно-цифровим (04 вересня 2021 року). Крапка в кінці дати не ставиться, а слово «рік» чи року можна замінити на літеру «р».
7. Печатка має охоплювати останні декілька літер найменування посади, особи, що підписала документ, але не повинна охоплювати особистий підпис.